Muchas de las pequeñas y medianas empresas consignan la información de sus clientes en herramientas inadecuadas como el Mail (44%) y las Hojas de cálculo (41%). Empezamos a utilizarlas por que son sencillas, familiares y seamos honestos... gratis! todos sabemos que lo gratis sienta bien a cualquier empresa que está empezando. Pero a medida que nuestro negocio crece e involucramos más personas, las hojas de cálculo se vuelven más complejas y son ineficientes para realizar el seguimiento de ventas, servicio y procesos del

negocio.

Cuando el equipo y el ritmo de ventas crece, la información tiende a perderse fácilmente, quedar desactualizada con frecuencia e irremediablemente inutilizada. Al final utilizar solo hojas de cálculo para esta información podría costarle mucho a su negocio. 

Estas son algunas señales que le permiten identificar que esta listo para mover su negocio a una herramienta mas adecuada: 

1. Varias hojas de calculo para recibir actualizaciones. 

Cuando usted envía varias hojas de cálculo para obtener actualizaciones de los datos, está usted controlando las versiones del documento para que todos estén actualizando el último de ellos? Si tiene varias hojas de calculo entre su equipo, está en desventaja ya que no puede tener una visión unificada de la información de contacto y las interacciones con su cliente. 

2. Pierde el historial del cliente. 

Usted puede estar recibiendo las actualizaciones, pero que pasa con el registro histórico? Es borrado y reemplazado con la ultima actualización? Las hojas de cálculo no son lo ideal para capturar las notas comerciales de sus representantes de ventas o de las conversaciones que ha entablado con este cliente. Tomando en cuenta que en promedio el 65% de las negociaciones de las empresas vienen de clientes

existentes, es de vital importancia que usted conozca el contexto de cada uno

de ellos. 

3. No tiene reportes o los crea manualmente.  

Usted y su equipo asumen la enredada tarea de crear reportes de manera manual? Si es así, su capacidad de

hacer seguimiento podría ser descrita como "poca o nada" privándolo a usted y a su equipo de información valiosa sobre el comportamiento del negocio y de las ventas. 

4. Busca en varios sistemas (hojas de cálculo) la información de sus clientes. 

Si esta realizando el seguimiento de ventas en una hoja de cálculo que hace referencia a otra hoja de cálculo u otro sistema de la empresa y la información de sus campañas de mercadeo esta en otro documento. 

Cambiar de sistema y buscar la información constantemente en diferentes hojas de cálculo le quita tiempo

valioso que podría utilizar para actividades de mayor valor como planeación, estrategias de ventas, de servicio o en capacitación de su equipo de trabajo. 

5. Falta de seguridad de la información. 

Si la información de su negocio está en hojas de cálculo, esta podría ser borrada, copiada o compartida con terceros en cualquier momento... si, eso es aterrador!

Literalmente alguien podría llevarse todos los datos de sus clientes. Usted trabaja muy duro para ganar clientes, su información es un activo valioso de su empresa.  Prepárese para crecer utilizando la tecnología correcta. Muchas pequeñas y medianas empresas crecen rápidamente, las hojas de cálculo no son una solución viable para ellos. Sin importar si su meta es retener clientes, incrementar ventas o simplemente mejorar su organización, un CRM puede ayudarle con una base sólida para apoyar su crecimiento, incluso mas allá del seguimiento de sus relaciones con el cliente: el CRM puede ayudarle a manejar sus campañas de mercadeo, el seguimiento de clientes potenciales y el lanzamiento de nuevos productos. Si usted usa la

tecnología correcta puede adaptarse a las necesidades de su cliente. El esfuerzo que requiere al inicio le ahorra tiempo y dinero en el futuro.

Piense en el CRM como una inversión en el futuro de su empresa, la herramienta que le ayuda a construir fuertes relaciones con sus clientes hoy y mañana. Salesforce puede ayudarle a encontrar clientes potenciales, cerrar negocios y mantener sus clientes felices para que su empresa crezca mas rápido que nunca!